Краткое введение
Электронный журнал учета выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ) является документом, предназначенным для систематической регистрации фактов выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты. Журнал обеспечивает документальное подтверждение выполнения работодателем обязанности по обеспечению работников СИЗ в соответствии с установленными нормами и сроками.
Выдача работникам и сдача ими СИЗ фиксируются записью в личной карточке учета выдачи СИЗ, форма которой утверждена Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н. Работодатель обязан организовать надлежащий учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки.
Журнал ведется в электронной форме с ежедневной актуализацией по факту выдачи СИЗ и хранением в корпоративной системе предприятия. Срок хранения - не менее 5 лет.
Обязательные разделы и графы журнала
Основание для разработки шаблона
Шаблон электронного журнала учета выдачи СИЗ разработан на основании:
- Приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 766н - утверждает Правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами, форму личной карточки учета выдачи СИЗ;
- Трудового кодекса РФ (ст. 221) - обязанность работодателя выдавать СИЗ;
- Межотраслевых правил обеспечения работников СИЗ - требования к учету и контролю выдачи СИЗ;
- Технического регламента ТС 019/2011 - классификация СИЗ по классам защиты.
Основная табличная часть журнала (сводный учет выдач)
- Дата выдачи - Число, месяц, год фактической передачи СИЗ работнику
- Фамилия, имя, отчество работника - Полные данные сотрудника
- Табельный номер - Уникальный номер работника
- Должность / профессия - По штатному расписанию
- Структурное подразделение - Цех, участок, отдел
- Наименование выданного СИЗ - Полное наименование по нормам выдачи
- Модель, марка, артикул - Идентификационные данные СИЗ
- Класс защиты СИЗ - 1 или 2 класс в соответствии с ТР ТС 019/2011
- Количество - В установленных единицах измерения
- Нормативный срок эксплуатации - Период использования СИЗ (в месяцах или годах)
- Дата окончания срока эксплуатации - Дата, до которой СИЗ подлежит замене
- Номер личной карточки учета выдачи СИЗ - Номер карточки, в которой сделана запись о выдаче
- Отметка работника - Идентификация по п. 26 Правил № 766н
- Отметка ответственного лица - Кто выдал СИЗ
- Отметка о возврате (при сдаче) - Дата возврата, подпись сдавшего
- Примечание - Особая информация (акт списания, замена, перевод в дежурные СИЗ)
Образец личной карточки учета выдачи СИЗ (фрагмент)
В соответствии с Приложением № 2 к Приказу Минтруда № 766н, личная карточка содержит:
Лицевая сторона:
- Фамилия, имя, отчество работника
- Пол, рост, размеры (одежды, обуви, головного убора, СИЗОД, СИЗ рук)
- Табельный номер
- Структурное подразделение, профессия (должность)
- Дата поступления на работу
- Перечень СИЗ с указанием пункта Норм, единицы измерения, периодичности и количества
Оборотная сторона:
- Наименование СИЗ
- Модель, марка, артикул, класс защиты
- Дата выдачи, количество, подпись получившего
- Дата возврата, количество, подпись сдавшего, акт списания
Пошаговый процесс ведения журнала
Этап 1. Первичная регистрация работника в системе учета СИЗ
При приеме на работу на каждого сотрудника заводится личная карточка учета выдачи СИЗ (в электронном или бумажном виде) в соответствии с Приложением № 2 к Правилам № 766н. В карточку вносятся антропометрические данные работника (рост, размеры одежды, обуви, головного убора), необходимые для подбора СИЗ соответствующего размера.
Этап 2. Выдача СИЗ и внесение записи в журнал и карточку
При выдаче СИЗ работнику ответственное лицо:
- Вносит запись в личную карточку учета выдачи СИЗ с указанием даты, наименования, количества, срока эксплуатации;
- Фиксирует факт выдачи в сводном журнале (раздел 1);
- Получает подпись работника о получении (в бумажной карточке - собственноручная подпись; в электронной - идентификация по п. 26 Правил № 766н).
Сроки пользования СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи их работникам.
Этап 3. Своевременная замена СИЗ по истечении срока эксплуатации
По истечении нормативного срока эксплуатации СИЗ:
- Ответственное лицо проверяет возможность дальнейшего использования СИЗ (пригодность);
- При необходимости СИЗ заменяется на новое;
- В карточке и журнале фиксируется замена, с указанием даты выдачи нового СИЗ и даты списания старого.
Этап 4. Фиксация возврата СИЗ при увольнении или переводе
При увольнении работника или его переводе на другую должность, не требующую использования СИЗ:
- Работник сдает СИЗ;
- В карточке фиксируется возврат с указанием даты и подписью сдавшего;
- При списании СИЗ оформляется акт списания (номер и дата фиксируются в карточке).
Этап 5. Анализ данных и аудит журнала
На регулярной основе (ежемесячно, ежеквартально) проводится анализ:
- полноты охвата работников СИЗ;
- своевременности замены СИЗ по истечении сроков эксплуатации;
- соответствия выданных СИЗ установленным нормам.
Этап 6. Архивация
По окончании календарного года журнал закрывается и сохраняется в архиве. Срок хранения - не менее 5 лет. Для СИЗ с длительным сроком эксплуатации - на срок эксплуатации + 1 год.
Кто отвечает за контроль и заполнение документа
| Специалист по охране труда | Организация учета выдачи СИЗ, контроль своевременности замены, ведение личных карточек, разработка локальных актов |
| Руководитель структурного подразделения (мастер, начальник цеха) | Непосредственная выдача СИЗ работникам, фиксация в журнале, контроль использования СИЗ по назначению |
| Сотрудник отдела кадров | Предоставление данных о работниках при приеме, увольнении, переводе |
| Материально ответственное лицо (кладовщик) | Учет поступления и списания СИЗ, хранение, выдача со склада |
| Руководитель предприятия | Утверждение локальных нормативных актов по выдаче СИЗ, выделение средств на приобретение СИЗ |
Нормативная база и ответственность
Электронный журнал учета выдачи СИЗ является обязательным элементом системы учета СИЗ на предприятии. Законодательство не устанавливает обязанность вести отдельный сводный журнал учета выдачи СИЗ. Однако факт выдачи СИЗ **в обязательном порядке фиксируется в личной карточке учета выдачи СИЗ (форма утверждена Приказом Минтруда № 766н). Отсутствие заполненных карточек учета выдачи СИЗ является нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность по ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ.
При этом работодатель вправе вести сводный учет выдачи СИЗ в журнале (в том числе электронном) для упрощения контроля и формирования отчетности. При ведении учета в электронной форме бумажные карточки не требуются, при условии соблюдения требований к идентификации работника.
Связь между журналом и личной карточкой: Журнал является сводным документом, обобщающим данные из личных карточек работников. Запись в журнале дублирует запись в личной карточке.
Какие законы регулируют
- Трудовой кодекс РФ (ст. 221) - Работодатель обязан выдавать СИЗ работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
- Приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 766н - Утверждает Правила обеспечения работников СИЗ и форму личной карточки учета выдачи СИЗ
- Технический регламент ТС 019/2011 - Классифицирует СИЗ по классам защиты (1 и 2 класс в зависимости от степени риска)
- СанПиН 2.3/2.4.3590-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организации общественного питания населения» - Устанавливает требования к санитарной одежде: светлый цвет, закрытие личной одежды и волос, отсутствие карманов ниже пояса. Эти требования лежат в основе решений об обеспечении персонала чистой спецодеждой для защиты пищевой продукции
- ГОСТ Р 70231-2022 «Гигиена пищевой продукции. Одежда для работников...» - Устанавливает требования к выбору и применению одежды для работников пищевых производств и общепита с учетом рисков загрязнения продукции (принципы ХАССП)
- КоАП РФ (ст. 5.27.1) - Устанавливает ответственность за нарушение государственных нормативных требований охраны труда, включая необеспечение работников СИЗ
Штрафы за отсутствие или некорректное ведение учета СИЗ и санитарной одежды
Отсутствие учета выдачи СИЗ (личных карточек) либо допуск сотрудников к работе без установленной санитарной одежды являются нарушениями требований охраны труда и санитарного законодательства. Наличие оформленных личных карточек учета выдачи СИЗ и контроль за наличием санитарной одежды - первое, что проверяют инспекторы ГИТ и Роспотребнадзора.
| Нарушение | Статья КоАП РФ | Санкции для юр. лица |
|---|---|---|
| Отсутствие личных карточек учета выдачи СИЗ 2 класса защиты (необеспечение работников СИЗ) | Ч. 4 ст. 5.27.1 | Штраф 130 000-150 000 рублей |
| Отсутствие личных карточек учета выдачи СИЗ 1 класса защиты (нарушение порядка учета) | Ч. 1 ст. 5.27.1 | Штраф 50 000-80 000 рублей (или предупреждение) |
| Повторное нарушение требований охраны труда | Ч. 5 ст. 5.27.1 | Штраф 150 000-200 000 рублей |
| Работа персонала без санитарной одежды (отсутствие спецодежды для защиты продукции) | Ст. 6.3 ч. 1 | Штраф 10 000-20 000 рублей или приостановление деятельности до 90 суток |
| Допуск работника без обязательного медосмотра (сопровождающие продукцию лица) | Ч. 3 ст. 5.27.1 | Штраф 110 000-130 000 рублей |
Важно: Для СИЗ 2 класса (сложной конструкции, защищающих от гибели или необратимого вреда) применяются более жесткие санкции по ч. 4 ст. 5.27.1. Для санитарной одежды, которая не относится к СИЗ, но обязательна для защиты продукции, ответственность наступает по ст. 6.3 КоАП РФ за нарушение санитарно-эпидемиологических требований.
Частые ошибки при заполнении и как их избежать
| Ошибка | Санкция / Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие личных карточек учета выдачи СИЗ для СИЗ 2 класса | Нарушение Правил № 766н. Штраф по ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ - 130 000-150 000 руб. | Завести личные карточки по форме Приложения № 2 к Правилам № 766н. Убедиться, что СИЗ 2 класса имеют сертификаты соответствия. |
| Работники допущены к работе без санитарной одежды (халаты, головные уборы, сменная обувь) | Нарушение требований СанПиН 2.3/2.4.3590-20. Штраф по ст. 6.3 КоАП РФ - до 20 000 руб. на юрлицо или приостановка деятельности | Разработать внутренние нормы выдачи санитарной одежды. Контролировать наличие сменной одежды у всех работников, контактирующих с продукцией. |
| Смешение понятий СИЗ и санитарной одежды (учет санитарной одежды в карточках выдачи СИЗ) | Нарушение Правил № 766н. Риск получения предписания от ГИТ | Разграничить учет: личные карточки ведутся только для СИЗ. Для санитарной одежды разработать отдельный внутренний учет (журнал или ведомость). |
| Не осуществляется контроль за цветом и состоянием санитарной одежды | Нарушение ГОСТ Р 70231-2022 (требование к контрастным цветам для видимости загрязнений) | Установить цветовое кодирование одежды по зонам риска. Организовать регулярную стирку и замену санитарной одежды по мере загрязнения. |
| Нет локального акта об идентификации работников при электронном учете | Нарушение п. 26-28 Правил № 766н (при электронном учете) | Нарушение п. 26-28 Правил № 766н (при электронном учете) |
| Нет локального акта об идентификации работников при электронном учете | Нарушение п. 26-28 Правил № 766н (при электронном учете) | Утвердить локальный нормативный акт, определяющий способ идентификации работников при электронном учете выдачи СИЗ. |
| Сопровождающие продукцию лица не обеспечены сменной одеждой | Нарушение санитарных правил. Штраф по ст. 6.3 КоАП РФ | Обеспечить сменную санитарную одежду для водителей, грузчиков, экспедиторов, контактирующих с продукцией. |
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Обязательно ли вести отдельный сводный журнал учета выдачи СИЗ или достаточно личных карточек?
Ответ: Законодательство не устанавливает обязанность вести отдельный сводный журнал учета выдачи СИЗ. Достаточно ведения личных карточек учета выдачи СИЗ по форме, утвержденной Приказом Минтруда № 766н . Однако ведение сводного журнала (в том числе электронного) рекомендуется для упрощения контроля, формирования отчетности и анализа обеспеченности работников СИЗ. Журнал может использоваться как вспомогательный документ, обобщающий данные из личных карточек.
Вопрос 2: Можно ли вести учет выдачи СИЗ только в электронном виде, без бумажных карточек?
Ответ: Да. В соответствии с п. 27 Правил № 766н, в случае обеспечения учета выдачи СИЗ в электронном виде ведение личных карточек на бумажном носителе не требуется. При этом электронная карточка должна соответствовать установленной форме и обеспечивать идентификацию работника в соответствии с п. 26 Правил (биометрия, электронная подпись или иные сведения, позволяющие идентифицировать личность). Способ идентификации должен быть закреплен локальным нормативным актом.
Вопрос 3: Какая ответственность предусмотрена за отсутствие личных карточек учета выдачи СИЗ?
Ответ: Ответственность зависит от класса защиты СИЗ:
- Для СИЗ 2 класса защиты (в зависимости от степени риска причинения вреда работнику) - по ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ, штраф на юридическое лицо от 130 000 до 150 000 рублей.
- Для СИЗ 1 класса защиты - по ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ, штраф на юридическое лицо от 50 000 до 80 000 рублей (или предупреждение при первичном нарушении).
При этом штраф налагается как за одно правонарушение, независимо от числа работников, чьи карточки отсутствуют, выявленных в ходе одной проверки.
Вопрос 4: Какие СИЗ относятся ко 2 классу защиты?
Ответ: Класс защиты СИЗ определяется Техническим регламентом Таможенного союза ТР ТС 019/2011 «О безопасности средств индивидуальной защиты». Ко 2 классу относятся СИЗ, применяемые при средних (2-й класс) рисках причинения вреда работнику. При отсутствии СИЗ 2 класса защиты работник считается необеспеченным СИЗ, что влечет ответственность по ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ.